Controle Interno

De HelpWiki

Edição de 13h38min de 26 de agosto de 2016

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Olá Controlador Interno!

Estamos felizes em colaborar com seu trabalho, sabemos que o sistema é uma pequena parte de toda responsabilidade atribuída a este setor que ganhou um grande destaque neste ano de 2016.

Elaboramos este manual para eventuais dúvidas que possam surgir na utilização do software e também estamos totalmente disponíveis através de nosso Suporte pelo telefone (16) 3712-6966.

O Sistema de Controle Interno permite uma visão geral de todos os elementos da entidade, oferecendo uma visão ampla e garantindo um processo dentro do órgão, a primeira versão irá contar a interação com os módulos de Patrimônio, Licitação e Legislativo, as próximas versões contarão com os módulos de Contabilidade, Folha de Pagamento, Adiantamento, Almoxarifado e mais funcionalidades que irão aperfeiçoar o seu trabalho, a cadê versão liberada, o manual será atualizado.

As informações são atualizadas em tempo real, conforme os demais usuários lançam dados nos outros sistemas o Controle Interno também vai se alimentando.

É de extrema importância que o Controlador Interno mantenha-se atualizado com as legislações, não apenas daquelas que modelam seu trabalho, mas também das demais áreas para garantir sua fiscalização.

Por fim, esperamos contribuir com atividade do Controle Interno permitindo-o exercer sua função em todos os níveis da entidade observando as leis, regulamentos e diretrizes estabelecidas.

Equipe Eddydata.

Controle Interno

Observe um trecho da NBC T 16 aprovada pela Resolução CFC nº 1.135/08: O Controle interno sob o enfoque contábil compreende o conjunto de recursos, métodos, procedimentos e processos adotados pela entidade do setor público, com a finalidade de: (a) salvaguardar os ativos e assegurar a veracidade dos componentes patrimoniais; (b) dar conformidade ao registro contábil em relação ao ato correspondente; (c) propiciar a obtenção de informação oportuna e adequada; (d) estimular adesão às normas e às diretrizes fixadas; (e) contribuir para a promoção da eficiência operacional da entidade; (f) auxiliar na prevenção de práticas ineficientes e antieconômicas, erros, fraudes, malversação, abusos, desvios e outras inadequações. O Comunicado do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo SDG nº 035/2015 diz: “É primordial que o controle interno seja instituído e atue de fato. As entidades, levando em conta a sua realidade interna, avaliarão quais atividades comporão o seu sistema de controle interno e qual a estrutura necessária para exercer as atribuições correspondentes, sendo recomendável que a atividade seja exercida por servidor de provimento efetivo.” Podemos observar que há um esforço para o Controle Interno não se exaurir ou atenuar em sua função, pois sua atuação marca um novo tempo para a Administração Pública, por isto chega até a recomendar que a atividade seja exercida por servidor efetivo, é sabido que pode ocorrer atritos entre o Controle Interno e os demais setores, mas é justamente esta visão que o Controlador deve possuir, sua posição é ligada diretamente ao Prefeito, embora não haja subordinados ligados à ele, deve possuir livre acesso à todos documentos, processos e procedimentos que julgar necessário.

Sistema de Controle Interno

Acompanhe a seguir o manual das funcionalidades do sistema.

Menu Principal

No menu Principal encontra-se um painel geral do Controle Interno, possui uma Agenda com os compromissos e os processos internos que irão vencer naquele dia. Nesta tela, também é possível visualizar os últimos Processos e Auditorias abertas, além de algum gráficos essenciais.

Menu Auditoria

Neste menu estarão alocados todos os itens necessários para que o usuário faça uma Auditoria, sendo: Técnicas, Checklist e Auditoria.

Técnicas

No sub-menu de Técnicas, são cadastradas as abordagens que podem ser utilizadas pelo controlador interno. Há um padrão que foi retirado do manual do Tribunal de Contas mas o usuário poderá cadastrar mais, estas técnicas são informadas nas auditorias e são demonstradas nos relatórios. Para cadastrar mais basta clicar em Cadastrar Item e preencher o Título e a Descrição. Técnicas de Auditoria cadastradas no sistema: • Exame e comparação de livros e registros: cotejamento entre números sintéticos e analíticos. Exemplo: a) comparação entre as cifras analíticas do Setor da Dívida Ativa com os valores anotados nos Balanços Patrimonial e Econômico; b) comparação do saldo da conta contábil com o valor inscrito nos balanços; c) identificação do valor correto de determinada conta, constatando uma inexatidão frente aos valores informados ao Sistema Audesp. • Exame Documental: apurar a validade e a autenticidade de documentos da administração financeira. Ex.: as especificações da Nota de Empenho coincidem com as informações possibilitadas pelo comprovante fiscal: nome do credor, histórico, valor? • Inspeção Física: visitas para comprovar a existência, as características e as condições do objeto em foco. Ex.: a) frente aos registros analíticos, verificar a exatidão do estoque de Almoxarifado, Bens Permanentes e Tesouraria; b) a obra existe de fato? c) os pagamentos são compatíveis com a fase atual da obra? d) A subvencionada entidade revela adequado atendimento ao público-alvo? • Observação: processo de acompanhamento técnico, no qual o controlador observa os procedimentos utilizados nas rotinas operacionais, indicando, por exemplo, que no Setor da Dívida Ativa o trabalho poderia ser aperfeiçoado, aumentando a arrecadação desse ativo que, via de regra, corresponde a seis meses de arrecadação municipal. • Confirmação Externa ou Circularização: obter, de fonte externa, informações sobre a regularidade de atos financeiros de valor relevante. Ex.: telefonar para o emitente de nota de manutenção de veículos oficiais, no escopo de constatar a real existência do prestador de serviços. • Conferência de Cálculos: verificar a exatidão das somas, deduções, produtos, divisões, sequências numéricas, aplicação de taxas; isso, mesmo quando os números são processados eletronicamente. Ex: alusivo a contrato de terceirização de serviço municipal, está correto o reajuste do valor mensal? • Entrevista ou indagação: consulta junto a pessoas que atuam dentro ou fora da Administração para aferir a eficácia, eficiência e efetividade dos serviços públicos. Ex.: as mães de alunos estão satisfeitas com o ensino oferecido a seus filhos? Os usuários dos serviços de Saúde estão sendo bem atendidos? Os alunos apreciam a merenda escolar?

Check-List

Os check-list são itens essenciais no sistema, neste menu você pode criar novos check-lists e alterar os existentes, além de criar novos itens e alternativas de resposta bem como indicar se a resposta é satisfatória ou não. Para incluir um novo check-list clique em Incluir. O Nome é como o Título do Check-List, na Auditoria o Check-List será escolhido através deste nome por isto, nomeie de uma forma que facilmente irá diferenciar dos demais. O Módulo deverá ser selecionado de acordo com o tema do Check-List, estará disponível os Módulos já cadastrados no sistema. Para adicionar as perguntas ao Check-List, clique em Adicionar Item, cada item é uma pergunta. Nas Alternativas, você cadastra as possíveis respostas para esta pergunta e, ainda, se a possível resposta cadastrada seria satisfatória, insatisfatória ou regular. Isto será utilizado para emissão do relatório e abertura do processo. Além de Incluir, é possível também alterar um Check-List feito, porém EXCLUIR não é possível.

Auditoria

Neste menu será listado todas Auditorias feitas pelo Controle Interno, sendo que o usuário pode acessa-la, abrir processo e emitir relatório.

Módulo Patrimônio

Neste módulo, haverá as opções para o usuário ‘Listagem Geral de Bens’, ‘Gráficos’ e ‘Relatórios’. Na Listagem Geral de Bens, será listado todos os Bens Patrimoniais para que o usuário possa realizar a auditoria do item, como feito pelo Tribunal de Contas. Para isto selecione o item, escolha o check-list e responda as perguntas, depois disso é possível Salvar, Abrir Processo e Emitir Relatório da Auditoria.

Módulo Licitação

As opções são: ‘Listagem Geral de Bens’, ‘Gráficos’ e ‘Relatórios’. Na Listagem Geral de Licitações, será listado todos as Licitações para que o usuário possa realizar a auditoria do item, como feito pelo Tribunal de Contas. Para isto selecione o item, escolha o check-list e responda as perguntas, depois disso é possível Salvar, Abrir Processo e Emitir Relatório da Auditoria.

Módulo Legislativo

Neste módulo, o sistema trará informações pertinentes ao Legislativo, como controle de recebimento de duodécimo entre outros. Para visualizar as informações, basta clica no título disponível na tela, ex.: ‘Histórico dos repasses financeiros recebidos’ que a informação será exibida na mesma tela, caso haja um item não conforme será destacado em cor distinta. Duodécimos recebidos no ano: Este item irá verificar o Artigo 168 da Constituição Federal em que o repasse de duodécimo para a Prefeitura deve ser até o dia 20 de cada mês: “Os recursos correspondentes às dotações orçamentárias, compreendidos os créditos suplementares e especiais, destinados aos órgãos dos Poderes Legislativo e Judiciário, do Ministério Público e da Defensoria Pública, ser-lhes-ão entregues até o dia 20 de cada mês, em duodécimos, na forma da lei complementar a que se refere o art. 165, § 9º. Redação dada pela Emenda Constitucional nº 45, de 2004)” Histórico dos repasses financeiros recebidos: Neste item o sistema mostra agrupando por ano o valor total de duodécimo recebido, bem como os adições e reduções e também o valor devolvido. Limite constitucional: No Limite Constitucional o sistema checa a Emenda Constitucional nº 25 de 2000 onde é dito no Art. 2º §1º A Câmara Municipal não gastará mais de setenta por cento de sua receita com folha de pagamento, incluído o gasto com o subsídio de seus Vereadores. (AC) Limitação com base no subsídio do Prefeito: Neste item é verificado se os valores dos subsídios dos Vereadores e Presidenta da Câmara são superiores ao subsídio do Prefeito. Até que ocorra a integração da Folha de Pagamento o usuário irá digitar os valores nos campos correspondentes e, após clicar em Salvar, o sistema irá destacar a linha como irregular, se for o caso. Este item é para checar a seguinte situação: CF. Art. 37 XI - a remuneração e o subsídio dos ocupantes de cargos, funções e empregos públicos da administração direta, autárquica e fundacional, dos membros de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, dos detentores de mandato eletivo e dos demais agentes políticos e os proventos, pensões ou outra espécie remuneratória, percebidos cumulativamente ou não, incluídas as vantagens pessoais ou de qualquer outra natureza, não poderão exceder o subsídio mensal, em espécie, dos Ministros do Supremo Tribunal Federal, aplicando-se como limite, nos Municípios, o subsídio do Prefeito, e nos Estados e no Distrito Federal, o subsídio mensal do Governador no âmbito do Poder Executivo, o subsídio dos Deputados Estaduais e Distritais no âmbito do Poder Legislativo e o subsídio dos Desembargadores do Tribunal de Justiça, limitado a noventa inteiros e vinte e cinco centésimos por cento do subsídio mensal, em espécie, dos Ministros do Supremo Tribunal Federal, no âmbito do Poder Judiciário, aplicável este limite aos membros do Ministério Público, aos Procuradores e aos Defensores Públicos;(Redação dada pela Emenda Constitucional nº 41, 19.12.2003) Limitação com base nos subsídios do Deputado Estadual: Neste item, o sistema fará uma checagem se os subsídios dos Vereadores e Presidente da Mesa está de acordo com as porcentagens estabelecidas na Emenda Constitucional Nº 25 de 2000 no Artigo 29: "VI - o subsídio dos Vereadores será fixado pelas respectivas Câmaras Municipais em cada legislatura para a subseqüente, observado o que dispõe esta Constituição, observados os critérios estabelecidos na respectiva Lei Orgânica e os seguintes limites máximos:" (NR) • a) em Municípios de até dez mil habitantes, o subsídio máximo dos Vereadores corresponderá a vinte por cento do subsídio dos Deputados Estaduais;" (AC) AC = acréscimo. • b) em Municípios de dez mil e um a cinqüenta mil habitantes, o subsídio máximo dos Vereadores corresponderá a trinta por cento do subsídio dos Deputados Estaduais;" (AC) • c) em Municípios de cinqüenta mil e um a cem mil habitantes, o subsídio máximo dos Vereadores corresponderá a quarenta por cento do subsídio dos Deputados Estaduais;" (AC) • d) em Municípios de cem mil e um a trezentos mil habitantes, o subsídio máximo dos Vereadores corresponderá a cinqüenta por cento do subsídio dos Deputados Estaduais;" (AC) • e) em Municípios de trezentos mil e um a quinhentos mil habitantes, o subsídio máximo dos Vereadores corresponderá a sessenta por cento do subsídio dos Deputados Estaduais;" (AC) • f) em Municípios de mais de quinhentos mil habitantes, o subsídio máximo dos Vereadores corresponderá a setenta e cinco por cento do subsídio dos Deputados Estaduais;" (AC)

Sendo que, ao digitar os valores dos vereadores no item anterior, não será necessário digitar novamente. Para obter a checagem necessária é preciso digitar o valor do subsídio do Vereador, Presidente da Câmara, Deputado Estadual e População do Município, após digitar e salvar o sistema fará todas as checagens e, se estiver irregular, irá destacar na tela.

Processos

Em Processos, encontra-se uma lista de todos os Processos Internos que o Controlador Interno abriu no sistema, ele poderá incluir um novo no botão ‘Incluir’ ou consultar um existente clicando em cima de algum registro. Incluindo um novo registro, o sistema irá preencher o campo Autor com o usuário que está conectado no sistema e Data Cadastro será a data atual de abertura do processo, Data Término será uma data prevista para que se finalize o processo, através desta data o sistema irá incluir um registro na agenda para que o usuário tenha um controle dos vencimentos dos processos diariamente. No campo ‘Responsável’ será o destinatário do processo, quem está sendo autuado, lembrando que este Responsável também deve estar cadastrado no sistema para que o mesmo possa visualizar o processo e responde-lo. O primeiro status é, automaticamente, ‘Aguardando análise’, as próximas postagens irão modificando-o. No ‘Assunto’ sugere ser sucinto para que resuma em poucas palavras o objeto do Processo e na Descrição o Processo pode e deve ser o mais detalhado possível, neste campo é permitido realizar várias formatações no texto, como alterar a fonte e cor do texto, por exemplo. Em ‘Relacionados’ o usuário pode relacionar mais usuários ao Processo e todos serão notificados das atualizações e postagens. Nos ‘Comentários’ todos usuários relacionados poderão ir comentando o processo e resolvendo o possível ‘problema’ mantendo um histórico da comunicação no próprio processo. Também é possível anexar documentos em cada comentário. Uma dica para abertura de Processos do Controle Interno é que, quando se está fazendo uma Auditoria de um item, o sistema permite que o usuário abra um Processo de dentro da Auditoria, neste caso, o sistema copiará todas as informações da Auditoria para o campo Descrição do Processo para que o usuário não precise digitar as informações.

Anexos

Neste menu, estão todos os anexos úteis ao Controlador Interno para que este possa exercer suas funções com respaldo, principalmente legislativo. Segue abaixo alguns anexos que é sugerido que o Controlador Interno tenha em seu sistema: • Constituição Federal • Lei 8666/93 • Lei 4320/64 • Lei Complementar 101/2000 – Lei de Responsabilidade Fiscal • Lei Orgânica do Município; • Leis que criaram os fundos especiais e entidades da Administração indireta do Município; • Regimento Interno da Câmara; • Código Tributário Municipal; Lei do regime jurídico único dos servidores; • Plano Plurianual;` • Lei de Diretrizes Orçamentárias; • Lei Orçamentária Anual; • Lei que instituiu a estrutura administrativa do Município; • Decreto que instituiu a estrutura orçamentária do Município; • Lei reguladora da contratação por tempo determinado. • Lei do regime de adiantamento; • Plano de Carreira do Magistério; • Leis reguladoras de Conselhos do Controle Social.